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Leistung 05 · KI-Automatisierung
Anfragen sortieren, Angebote vorbereiten, Kunden informieren, Daten von A nach B tippen: Vieles davon macht kein Mensch, weil es klug ist, sondern weil es immer schon so lief. Genau da setze ich an — an einem Ablauf, nicht an einer Vision.
Anwendungsfälle
Keine Roboter, keine Revolution. Vier Abläufe, die in fast jedem Betrieb Zeit fressen — und bei denen sich Automatisierung am schnellsten bezahlt macht.
Eine Anfrage kommt rein — über Formular, Mail oder Kampagne. Statt bis zum Nachmittag im Postfach zu liegen, wird sie sofort erfasst, nach deinen Kriterien einsortiert und mit einer kurzen Zusammenfassung an die richtige Person weitergegeben. Der Interessent bekommt binnen Minuten eine Rückmeldung, nicht am nächsten Werktag.
Anfrage → geprüft → einsortiert → beim richtigen Kollegen
Kein Kopieren des letzten Angebots und Überschreiben der Zahlen mehr. Aus Kundendaten und deinen Leistungspositionen entsteht ein fertiger Entwurf im gewohnten Layout — du prüfst, passt an und gibst frei. Die Zeit zwischen Gespräch und Angebot schrumpft von Tagen auf Stunden.
Eckdaten → Entwurf → deine Freigabe → raus
Eingangsbestätigung, Terminerinnerung, Nachfassen nach ein paar Tagen, Info wenn sich etwas verzögert. Alles nach Vorlagen, die du festlegst und jederzeit überschreiben kannst. Nichts geht raus, was du nicht kennst — und nichts bleibt liegen, weil jemand im Urlaub war.
Ereignis → passende Vorlage → Versand → im Verlauf dokumentiert
Rechnungen und Lieferscheine auslesen und ablegen, Daten aus PDFs in die Tabelle bringen, Übergaben zwischen Büro und Baustelle, wiederkehrende Berichte. Die kleinen Handgriffe, die einzeln fünf Minuten kosten und zusammen einen halben Tag pro Woche.
Dokument → ausgelesen → abgelegt → Team informiert
Der Ablauf
Automatisierung scheitert selten an der Technik. Sie scheitert daran, dass ein Ablauf automatisiert wird, den vorher niemand richtig aufgeschrieben hat. Deshalb fangen wir am Anfang an.
Ich schaue mir an, was bei dir tatsächlich von Hand passiert — nicht, was im Organigramm steht. Danach wissen wir, welcher Ablauf sich zuerst lohnt.
Der Ablauf steht auf Papier, bevor irgendetwas gebaut wird. Inklusive der Frage, wo weiterhin ein Mensch entscheidet.
Gebaut wird in kleinen Schritten: ein Ablauf sauber zu Ende, statt fünf halbfertig. So bleibt dein Tagesgeschäft ungestört.
Erst im Testlauf mit echten Fällen, dann scharf. Und bevor ich gehe, weiß dein Team, wie es damit arbeitet.
Im Alltag zeigt sich, wo es hakt. Was nicht sitzt, wird nachgeschärft — und der nächste Ablauf kommt dran.
Was du davon hast
Ich könnte dir hier eine Zahl hinstellen, wie viele Stunden du sparst. Nur wäre sie geraten — deshalb steht hier, was du realistisch erwarten darfst.
Die Aufgaben, die jeden Tag gleich ablaufen, laufen künftig ohne dich. Nicht alle — aber die, die niemand vermissen wird. Was übrig bleibt, ist die Arbeit, für die du deine Leute eigentlich eingestellt hast.
Wer zuerst antwortet, gewinnt oft den Auftrag. Anfragen werden sofort bestätigt und einsortiert, Angebote entstehen in Stunden statt Tagen — auch dann, wenn im Büro gerade Land unter ist.
Nachfassen, Fristen, Rückrufe, liegengebliebene Mails: Was automatisch angestoßen wird, vergisst niemand mehr — auch nicht in der Urlaubszeit oder wenn jemand krank ist.
Danach
Eine Automatisierung, die niemand versteht, wird beim ersten Problem abgeschaltet. Deshalb gehört die Einweisung dazu — und alles Weitere entscheidest du.
Wir gehen den fertigen Ablauf gemeinsam durch: was automatisch passiert, wo jemand freigibt, was zu tun ist, wenn etwas nicht so aussieht wie erwartet. Dazu eine kurze schriftliche Anleitung, damit auch der Kollege im Urlaub nachlesen kann. Kein Handbuch mit 40 Seiten — eine Seite, die man wirklich liest.
Programme aktualisieren sich, Abläufe ändern sich, neue Fälle kommen dazu. Wenn du willst, behalte ich das im Blick, passe Regeln an und nehme neue Schritte auf. Wenn nicht, übernimmst du es selbst — du hast alle Zugänge und weißt, wie es aufgebaut ist. Kein Vertrag, der dich festhält.
Häufige Fragen
Steht deine Frage nicht dabei? Schreib mir eine Zeile an hallo@enriquezinke.de — ich antworte selbst.
So weit wie möglich das, was bei dir schon läuft: Postfach, Kalender, Tabellen, Warenwirtschaft, CRM. Dazu kommen Automatisierungs-Werkzeuge, die diese Programme miteinander verbinden, und Sprachmodelle für Textarbeit — Zusammenfassen, Einsortieren, Entwürfe schreiben. Ich verkaufe dir keine neue Software-Landschaft: Je weniger Neues dazukommt, desto weniger kann kaputtgehen. Welche Werkzeuge konkret zum Einsatz kommen, steht im Konzept — bevor gebaut wird, nicht danach.
Das klären wir vor dem ersten Schritt, nicht am Ende. Wir gehen durch, welche Daten überhaupt verarbeitet werden, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo es geht, bleiben personenbezogene Daten außen vor oder werden vorher reduziert. Ich achte auf Anbieter mit Verarbeitung in der EU und darauf, dass die nötigen Verträge zur Auftragsverarbeitung vorliegen. Was ich nicht bin: dein Anwalt. Für die rechtliche Endabnahme ist dein Datenschutzbeauftragter zuständig — die technische Dokumentation dafür liefere ich.
Nein. Wenn ihr E-Mails schreibt und ein Programm bedient, reicht das völlig. Ich baue so, dass die Bedienung im gewohnten Werkzeug bleibt — meist im Postfach oder in der Software, die ihr ohnehin nutzt. Die Einweisung ist Teil des Projekts, und Fragen danach sind normal und erwünscht. Wer bei euch Interesse hat, kann tiefer einsteigen; niemand muss.
Ein bisschen, ja — alles andere wäre gelogen. Schnittstellen ändern sich, Programme bekommen Updates, und irgendwann kommt ein Fall, den beim Bauen niemand auf dem Zettel hatte. Das ist kein Drama, muss aber jemand bemerken. Entweder du übernimmst das selbst — dafür bekommst du Anleitung und Zugänge — oder ich behalte es im Blick. Optional, kündbar, ohne Knebelvertrag.
Kontakt
Schreib mir einen Satz dazu. Ich sage dir ehrlich, ob sich Automatisierung dafür lohnt — und wenn es sich nicht lohnt, sage ich dir auch das.
Oder direkt: hallo@enriquezinke.de